Home Office e Produtividade

Provavelmente você está lendo este texto de algum sistema remoto. Eu arriscaria que a grande maioria acessou este conteúdo de seus celulares, tablets ou computadores fora do ambiente físico e tradicional de trabalho.

Os desafios da última semana trouxeram, a muitos profissionais, a necessidade de realizar suas atividades de forma remota. As fronteiras estabelecidas em função da tecnologia, acredito eu, são a menor barreira atualmente, porém, essa opinião divide o público-alvo. As barreiras para o trabalho remoto são controversas. Em pesquisa realizada pela Gartner, aproximadamente 54% das pessoas acreditam que a principal barreira do trabalho remoto está no uso da tecnologia disponível. Por esse motivo, independente das urgências e necessidades, a questão gira em torno do quanto você está preparado para o trabalho remoto.

As inúmeras vantagens do trabalho remoto, como por exemplo, não limitar geograficamente sua atividade, reduzir tempos associados ao deslocamento e equilíbrio entre vida profissional e pessoal podem apresentar maior produtividade se alguns cuidados forem observados. Porém, não se iluda com a tentação da possibilidade de que trabalhar de qualquer lugar do mundo trará apenas bônus, afinal, alguns ônus devem ser avaliados, como: diminuição de sua produtividade, procrastinação e uma verdadeira bagunça entre atividades pessoais e profissionais. Dominar quando, onde e por que o trabalho remoto se torna possível, trará a liberdade associada com a produtividade que buscamos.


Quando o trabalho remoto é viável?

O primeiro passo para discutir a realidade do trabalho remoto é que precisamos entender a necessidade física do processo de produção do profissional. Ao analisarmos as responsabilidades da atividade analisada, esta pode ser dividida em três grupos relacionados ao trabalho remoto:

Não é possível, algumas atividades profissionais são dependentes do processo/equipamento físico. Um exemplo disso está associado com os profissionais de produção e montagem: neste caso, o foco está na discussão de como garantir a segurança e viabilidade operacional em momentos de crise como esse, de isolamento social.

Possível com impactos, em certas atividades, apesar de possíveis, a realização remota pode acarretar perdas de performance devido ao impacto de infraestrutura e mudança cultural. Neste grupo estão as áreas internas que fisicamente trabalham com sistemas operacionais e o trabalho remoto estaria associado à forma de gestão, cultura do setor e infraestrutura para acesso remoto às ferramentas digitais necessárias.

Totalmente possível, em algumas atividades, o trabalho remoto apresenta-se como realidade mesmo que parcialmente. Funções como time de vendas e suporte ao cliente em campo, já possuem as ferramentas desenhadas para sua produtividade e eficiência de forma remota. Reforço na orientação, engajamento e alinhamento entre os membros e gestão destacam-se como partes essenciais do sucesso relacionado à execução da atividade.


Alguns fatores para o sucesso do trabalho remoto

O trabalho em time à distância traz consigo alguns cuidados que são determinantes para o sucesso na realização das atividades. Esse modelo exige altíssima confiança com a execução das atividades dos colaboradores, mesmo quando não estão sendo monitorados fisicamente. Assim, confiança e comprometimento ganham um destaque entre os membros e a gestão.

A comunicação aberta e frequente, já necessária para o trabalho tradicional, mostra-se ainda mais crítica e importante em sistemas remotos. Manter os colaboradores informados e alinhados com a estratégia, estabelece uma via dupla de cooperação, podendo realizar os ajustes necessários de condução. Talvez esta ação esteja entre os primeiros cuidados para o sucesso do trabalho remoto: questionar-se como vencer a distância para não prejudicar a comunicação clara e efetiva entre os membros do time.

A confiança na produtividade possui grandes impactos, pois, com a distância, a transparência –aparente – existente em ambientes físicos é reduzida. Observa-se que o trabalho remoto tende a associar as atividades a serem realizadas com os horários de maior produtividade do colaborador. Como tratar urgências, respeitando-se disponibilidades e horários, são mandatórios para não ocorrerem desgastes no gerenciamento. Atitudes simples, mas que exigem grandes mudanças de comportamento residem na cobrança por base em resultados e não por tempo na frente do computador. Por outro lado, o colaborador necessita aumentar sua priorização de atividades para que os resultados entregues não sejam comprometidos. Observe que a comunicação aberta e frequente assume papel importante neste eixo, pois, através dela, as expectativas de entrega serão alinhadas.

A tecnologia como nossa aliada proporciona ferramentas digitais que minimizam o hiato existente entre o trabalho convencional e o remoto, além de auxiliarem na melhoria da produtividade e sustentabilidade do negócio à distância. Estar aberto ao uso de novas tecnologias, sem compará-las com as formas tradicionais, mas entendendo como extrair delas o máximo de seus recursos, são pontos cruciais para buscarmos maior eficiência na colheita dos resultados. A velocidade digital exige uma consciência sobre a importância de Aprender, Desaprender e Reaprender de forma permanente e constante. 


Cuidados aplicados ao método tradicional imprescindíveis ao trabalho remoto

Alguns comportamentos e sugestões são exclusivas para o trabalho remoto, outras são aplicáveis ao modelo tradicional como forma de manter a produtividade e a saúde mental apropriadas.

Produtividade está associada a organização das tarefas, começar pelo mais importante e que agrega maior valor primeiro, proporciona que façamos o que deve realmente ser feito. A visão de que produtividade não está associada à quantidade de coisas que fazemos, mas sim aos resultados retornados do que realmente precisava ser realizado, potencializa os nossos resultados. A sugestão de listas de trabalhos com atividades a serem realizadas podem trazer o efeito contrário à produtividade, por criarmos uma crença de que não realizamos o que nos cabia. A seleção de, no máximo, tarefas – a serem priorizadas – da lista de atividades, do que realmente é mandatório para o resultado que buscamos com maior produtividade. 

Gestão em vista de sua evolução, desenvolver a gestão em vista de sua evolução, mesmo em casa, proporciona analisarmos a evolução das atividades. Em processos de trabalho intenso, se não tivermos uma forma prática de quanto e o que evoluiu, isto pode gerar uma frustração de que o rendimento não está proporcional ao tempo realizado.

Implementar um quadro Kanbam simples, com colunas das ideias/tarefas que precisam ser realizadas, seguidas do que realmente devemos realizar hoje, o que está em execução e o que foi realizado, ajudará a organizar e ajustar o ritmo das entregas durante nosso dia.

Busque alternativas, pensar fora da caixa, buscar alternativas e focar na solução são essenciais para desenvolver os recursos necessários para vencermos os desafios que encontraremos em nosso caminho.

Encontrar soluções simples que contribuam com os recursos necessários para a execução da atividade devem ser priorizados. Profissionais possuem demandas pessoais distintas e por isso não podemos colocar um padrão, mas sim buscarmos quais os caminhos necessários. Se você possui dificuldade em se concentrar ou se sua atividade exige análise crítica e detalhada, buscar um local que atenda sua necessidade de foco torna-se essencial ao seu resultado. Se o objetivo é realizar uma reunião utilizando aplicativos para reuniões virtuais, a busca de local com boa conectividade e baixo nível de ruídos contribui para o bom desenvolvimento dessas atividades. São exemplos simples que, ao trabalharmos remotamente, precisaremos nos antecipar e deixar preparados para sua execução.

Crie pausas e alterne a complexidade das atividades, estabelecer intervalos para tomar um café, comer uma fruta, ou simplesmente respirar contribui com a consistência a longo prazo de nossas atividades. Começar o trabalho e não parar até que o termine pode ser viável em situações específicas, mas, a longo prazo, proporcionará resultados pouco sustentáveis. Além das pausas, ao criarmos blocos de atividades e alternarmos as mais simples com as complexas, criamos a possibilidade de recuperar o desgaste de energia envolvido na realização das atividades.

Reconecte-se, realizar uma grande imersão em si para entender suas necessidades, valores, como funciona seu nível de energia e principalmente o que possui aderência a suas demandas, possui impacto extremamente relevante no seu desempenho. Reconhecer os pontos fortes e a necessidade de comportamentos de melhoria, nos proporciona clareza de que devemos ajustar as rotas necessárias para entregas mais eficientes, utilizando nossa energia mais forma mais inteligente.


Trabalho remoto, necessidades e oportunidades

A possibilidade de realizar trabalho remoto cria diversas oportunidades como: maior equilíbrio entre vida pessoal e profissional, mas também exige cuidados para não prejudicar nossa rotina.

Alguns hábitos podem ser adquiridos em função dos tempos que desperdiçamos em trânsito e locomoção no trabalho físico, por exemplo, e assim aumentar o reconhecimento da importância para nosso dia a dia dessa modalidade cada vez mais atual. Recomendações e dicas simples, que visam, além da produtividade, incluir o cuidado com nossa saúde mental.

Alguns pontos para levar em consideração e aproveitar ao máximo a jornada do trabalho remoto:

Crie sua rotina: estabeleça horários para começar e terminar o trabalho. Cuidado ao associar que, por estar remota, deverá ser acessível 24 horas diárias. Estabeleça e comunique quais são os seus horários de atividade profissional, coloque mensagens referindo-se aos horários nos quais estará disponível. O respeito por seus horários está associado a como você os respeita e como os comunica a seus pares. Vale lembrar que a flexibilidade geográfica não quer dizer flexibilidade de horário, pois a sua disponibilidade precisa ser compatibilizada com os horários de demanda de seus clientes externos e internos. Trabalho remoto não quer dizer trabalhar quando quiser.

Sua comunicação impacta seus resultados: a ideia de que o trabalho remoto proporciona a você trabalhar de pijama, talvez não seja uma realidade. No início, o seu cérebro está condicionado que, ao se vestir com seus trajes de trabalho, significa que começará a entrar em ação. Mantenha isso, pois será uma chave importantíssima para o cérebro entender que o fato de ter se trocado está ligado à hora de começar a trabalhar.

Obtenha ganhos: que tal substituir o tempo no trânsito pela leitura de um livro ou a realização de um curso? Substituir o tempo ganho com atividades de baixo valor possui um risco enorme, pois além de não contribuir com seu desenvolvimento, poderá trazer insatisfação nos dias em que não puder trabalhar remotamente. Entender que o período de condução, por exemplo, está sendo usado com outra atividade pontual – por exemplo, com leitura útil – garante que esse tempo não seja uma condição inegociável. Afinal, por mais remoto que estejamos, sempre haverá dias de trabalho físico.


E você, está preparado para trabalho remoto?

O aprendizado imposto na atualidade para trabalho remoto traz uma grande oportunidade de nos prepararmos para um futuro próximo. À medida que a expansão da automação obtiver mais espaço e for necessidade para profissões relacionadas a conhecimento e relacionamento, menor se fará a necessidade de espaços físicos tradicionais.

Além disso, a estimativa é de que, em 2030, a demanda de trabalho remoto aumentará no mínimo 30% devido à entrada da Geração Z no mercado de trabalho. Ainda, mais de 60% dos profissionais atualmente caminham na direção de que podem trabalhar de quaisquer locais e grandes companhias já possuem políticas estabelecidas de trabalho remoto. Isso tudo reforça a realidade desta prática.

Desafios em conceitos sobre criação e manutenção de confiança, autodisciplina, discussão e desdobramento dos resultados esperados e investimento na comunicação assertiva de todos os envolvidos podem superar as barreiras tecnológicas – muitas vezes justificáveis inicialmente.

Refletir sobre qual o seu preparo atual e reconhecer como poderá se preparar para uso de tecnologias, assumindo os possíveis benefícios do trabalho remoto, contribuirá com a reinvenção de processos e a forma de gestão ainda presentes. Finalizamos retornando ao ponto inicial de toda mudança de cultura: o autoconhecimento. Afinal, quais são os seus comportamentos que necessitarão de ajustes para trabalharmos a distância?

E então, você está preparado para o trabalho remoto?


Fernando dos Reis é um entusiasta em conectar pessoas para impulsionar negócios. Como Coach e Gestor de equipes de alta performance, atua no desenvolvimento pessoal e profissional para gerar alta performance.