Desafios do teletrabalho “quase permanente”​

O teletrabalho, apesar de ser realidade em várias carreiras, possui desafios interessantes. Atualmente o impulso desta modalidade por uma exigência global está apenas reforçando as principais e possíveis dores existentes.

Recentemente uma pesquisa na Gartner demonstrou que 59% dos entrevistados não apresentavam dificuldades na realização do teletrabalho. Há pouco tempo abri em minha rede a discussão, e encontramos que aproximadamente 36% não encontram dificuldade com a modalidade. A divergência existe devido aos públicos e demandas diferentes, porém acredito que reflete o impacto deste período forçando a administrarmos a vida profissional e pessoal realmente de perto. 

Não foi o foco da discussão, mas grande parte está dentro do grupo que não encontra dificuldade no teletrabalho, pois são profissionais que já realizam a modalidade, mesmo que parcialmente. Provavelmente as dificuldades relatadas pelas demais pessoas já foram superadas e encontrados caminhos alternativos para que possam manter e, em muitos casos, aumentar, a produtividade, mesmo em sistema remoto.

Ao trazermos novamente a discussão do teletrabalho e suas possíveis dificuldades, dividimos em três desafios para a parcela que ainda encontra algum tipo de dificuldade. As opções disponíveis foram (i) equipamentos adequados, (ii) mistura pessoal e profissional, e (iii) foco e priorização.

Algumas atividades necessitam de recursos e equipamentos específicos, sendo o teletrabalho uma realidade inviável. Acredito que podemos desconsiderar essa atividade, pois certamente o teletrabalho não seria experimentado ou proposto. 

A dificuldade enfrentada certamente está no campo de infraestrutura básica. Podemos citar exemplos de recursos físicos como cadeiras e mesas com boa ergonomia, local reservado para executar as atividades, ou mesmo acesso a rede dificultada pelo compartilhamento da internet com as outras atividades como videoaulas ou mesmo videoconferência simultânea.

Acredito que essa dor existe mesmo nos casos dos que já experimentaram o teletrabalho de forma parcial. Afinal, era mais simples planejar os horários para utilizar os recursos sem a restrição de compartilhamento.

Certamente aqui existe um grande ponto de questionamento, pois a solução dos equipamentos inadequados pela substituição dos que atendam à demanda pode necessitar investimentos. Além do valor envolvido, para os profissionais que não pretendem ou poderão continuar na modalidade de teletrabalho, surge o questionamento da razoabilidade. Afinal, valeria o investimento para uma situação intermediária e de provável pouco uso em um futuro breve?

A única certeza existente neste tema está na relação entre a produtividade do serviço ou atividade executada com a qualidade da ferramenta utilizada.

Conciliar o equilíbrio entre o pessoal e profissional já está na lista dos grandes desafios enfrentados por muitos. Neste momento, onde o pessoal e profissional ocorrem todos juntos e ao mesmo tempo e local, confesso ser ainda mais desafiador.

A mistura pessoal e profissional está menos associada com o equilíbrio necessário – o qual já era uma grande necessidade e. por vezes. Desafiadora –, e mais associada com as novas demandas surgidas com a mistura pessoal e profissional emergentes.

Antes era uma questão principalmente de blocos de tempo, onde ajustava-se o horário da escola das crianças com determinadas atividades, ou realização de reuniões com blocos de menor movimentação.

Outra questão neste período está relacionada as paradas para café e almoço, por exemplo, como momento de quebras e desconexão. Até esses momentos foram substituídos pelo preparo da refeição o que muitas vezes gera uma sobrecarga adicional.

O que podemos ajustar para que possamos melhorar o equilíbrio – que muitas vezes já era precário? Provavelmente encontraremos respostas e dinâmicas diferentes, uma vez que a realidade se tornou ainda mais complexa e individualizada.

Apenas como sugestão, sem a pretensão de ser consenso, retomar ao plano inicial me parece adequado. Penso na agenda como grandes blocos de tempo, onde reservamos horários para fazermos atividades determinadas. 

Antes dessa imersão em teletrabalho, meu bloco de tempo consistia em, nos primeiros 30 minutos, responder e encaminhar os temas importantes por e-mail e depois sair para a agenda externa. No período da tarde, programava um café no retorno das visitas onde novamente organizava as urgências. As reuniões por vídeochamada agendava logo cedo, ou no fim do dia, assim o horário de saída ou retorno eram ajustados. Reuniões presenciais eram organizadas de maneira que meu trajeto não colidisse com os picos de congestionamentos. E assim, os blocos de horários eram formados ao longo da semana.

A realidade mudou. No começo certamente era impossível determinar os novos melhores horários para cada atividade. Após algumas semanas em teletrabalho já possuímos a compreensão dos horários adequados para cada tipo de tarefa versus a dinâmica de funcionamento de todos da casa. Por exemplo, reuniões que exigem vídeo ou acesso à sistemas que exigem boa internet podem ser agendados fora do horário de aula on-line das crianças.

Acredito que o principal cuidado está relacionado em entender que algumas atividades podem ser feitas em horários sem conflito com o funcionamento de todos os presentes na casa. Aliás, a minha agenda programada pode ser mais bem ajustada em horários de menor “concorrência”. 

Manter o foco e saber priorizar traz maior complexidade conforme aumentamos as possibilidades de saborosos desvios de atenção. A energia segue onde nossa atenção está, por isso fazer suas atividades e deixar a televisão ligada, pode ser o primeiro passo para ininterruptas pausas só para ver o comercial ou uma entrevista.

Sabendo que naturalmente temos a tendência de seguir o que irá gerar menor gasto de energia e maior segurança, deixe-me te dar dois exemplos:

(i) Podemos supor quem irá vencer entre a análise complexa de resultados ou elaboração de um relatório contra um pequeno momento de descontração. Um momento de distração consome normalmente menos energia que o mesmo tempo de estudo, por exemplo.

(ii) O fim da procrastinação está associado muitas vezes ao prazo limite para entregar algo. Afinal isso pode infringir a segurança.

“Algumas pessoas acham que foco significa dizer sim para a coisa em que você irá se focar. Mas não é nada disso. Significa dizer não às centenas de outras boas ideias que existem. Você precisa selecionar cuidadosamente.” – Steve Jobs

O conceito de Jobs referente a foco traz a primeira dica do que podemos e precisamos fazer para conseguir esse foco. Com isso ocorre uma seleção natural do que precisamos fazer, mas como priorizar? Ao definir e ajustar o foco, criarmos uma lista de todas as atividades que necessitam ser feitas e outra lista com o que deve ser realizado agora. 

Gosto de pensar em formas simplificadas. Se criarmos um quadro com duas colunas, sendo a primeira chamada de backlog e adicionar todas as atividades que precisamos e temos ideias e, na segunda, as ações que estão em execução ou que devemos fazer hoje, montamos uma gestão à vista. 

O funcionamento se torna simples, as atividades são escritas em post-it e adicionadas na coluna de Backlog. Conforme são iniciadas ou planejadas a execução em curto prazo – 1 ou 2 dias à frente – podem ser transferidas à coluna EM EXECUÇÃO. Atividade concluída? Eu tiro desta coluna e já reponho por outra atividade do Backlog.

Sempre existiram novas demandas e desafios não enfrentados. Muitas vezes isso ocorre, pois, o óbvio nos distancia do básico. A rotina vai deixando o simples e funcional de lado e quando surge o novo ficamos procurando soluções mirabolantes.

Antes de criar ferramentas fantásticas para esse momento, sugiro que coloquem em prática três simples ações. Após nos acostumarmos com essas ferramentas, mesmo quando esse momento passar, podemos mantê-las e certamente serão úteis para os “novos-normais” que estão por vir.

  • Crie blocos de horário de quando fará as principais atividades e deixe espaço para imprevistos. Isso chama-se planejamento.
  • Faça uma lista de atividades que te afastam de seus grandes objetivos. Delegue uma parte ou pense em terceirizar o que não agrega valor. Isso chama-se foco.
  • Construa um quadro Kanbam e, para deixá-lo moderno, chame de Backlog e Em execução. Isso chama-se priorizar.

Caso a simplicidade desta proposta te decepcionou, dê um nome bonito à técnica como Técnica PFP – Planejamento, Foco e Priorização.